L'accueil des freelances : mode d'emploi

En tant qu'employeur, vous devez régulièrement procéder à l'intégration de nouveaux collaborateurs. Lorsqu'il s'agit de travailleurs indépendants, un bon accueil est au moins aussi important. Vous aurez ainsi l'assurance que le freelance pourra démarrer efficacement et qu'il sera immédiatement plongé dans la culture de l'entreprise. Une bonne intégration alimente également l'enthousiasme et la loyauté du freelance. Mais comment procéder ? Nous vous donnons six conseils.

• Combien d'heures/jours par semaine le freelance doit-il être disponible pour des missions ?
• Souhaitez-vous que le freelance soit présent au bureau ou peut-il travailler à domicile ? Vous pouvez également opter pour une combinaison flexible entre travail à domicile et travail au bureau.
• Envoyez un e-mail avec des accords pratiques avant le premier jour de travail. À quelle heure le freelance commence-t-il et quels sont les rendez-vous prévus ce jour-là ? Qui l'accueillera ? Attendez-vous de votre nouveau partenaire qu'il apporte son propre ordinateur portable ou votre entreprise lui en fournira-t-elle un ? En envoyant un e-mail à l'avance, vous donnerez au freelance le sentiment qu'il est le bienvenu et il sera d'autant plus enthousiaste à l'idée de commencer.

• Informez votre équipe de l'arrivée du freelance. Indiquez qui est le freelance, quelles tâches le nouveau collègue accomplira et quels jours il sera disponible pour l'entreprise. Vous pouvez le faire notamment au cours de la réunion hebdomadaire ou par e-mail.
• Demandez à vos collègues d'accueillir chaleureusement le freelance.

• Prévoyez du temps pour présenter votre entreprise au freelance. Expliquez ce que vous faites, la stratégie et les normes et valeurs de l'organisation.
• Si possible, faites une visite personnelle des différents services. Cela permettra au nouveau travailleur de se familiariser avec les processus de l'entreprise et de faire connaissance avec ses collègues.
• Une réunion kick-off est également un bon moyen de présenter votre entreprise aux freelances. Vous pouvez l'organiser comme bon vous semble, par exemple en faisant une présentation de l'entreprise suivie d'un moment de prise de contact avec l'équipe.

• Un poste de travail confortable doté d'une bonne chaise de bureau est la base pour bien débuter.
• Fournissez éventuellement un ordinateur portable, un écran supplémentaire, un clavier, une souris et un support pour ordinateur portable si le freelance n'amène pas son propre matériel (voir conseil 1).
• SharePoint, OneDrive, Google Drive, Slack, Trello, StoryChief, Asana... Chaque entreprise utilise des plateformes numériques différentes. Expliquez les plateformes utilisées par votre entreprise et donnez au freelance l'autorisation et les accès nécessaires pour s'y connecter.
• Si le freelance travaille à distance, assurez-vous qu'il peut se connecter sans problème aux systèmes de votre entreprise.

• En tant qu'employeur, il n'est pas nécessaire de faire la distinction entre les collaborateurs fixes et les freelances. Ensemble, ils forment une équipe et travaillent dans le même but.
• Invitez les freelances aux mêmes réunions et aux mêmes fêtes d'entreprise. Ils se sentiront ainsi sur un pied d'égalité et vous pourrez créer un lien de confiance. De plus, cela favorisera une bonne ambiance de travail entre collègues.

• Demandez au freelance de vous faire part de ses impressions sur l'expérience de travail dans votre entreprise, la collaboration avec les collègues, les points susceptibles d'être améliorés, les plateformes logicielles... L'entreprise pourra en tirer de nombreux enseignements pour continuer à se développer.
• Faites également l'inverse : donnez vous-même du feed-back au freelance. Pour le freelance, cette évaluation sera très instructive pour les missions suivantes.

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