Intégration de nouveaux collaborateurs en plein coronavirus : la marche à suivre !

Officialisez l’engagement ! Avant que votre nouveau collaborateur puisse commencer son travail, il convient bien évidemment de signer le contrat. Pour l’instant, mieux vaut procéder en ligne. Veillez à être parfaitement préparé et à disposer de toutes les informations importantes sous la main. Dans ce cadre, un outil de partage d’écran peut s’avérer utile. Pensez par exemple à Skype for Business, Teams ou Zoom. Ceux-ci vous permettent de parcourir ensemble les divers documents afin d’éviter tout malentendu. Ce faisant, votre travailleur peut, dès le premier jour, endosser sa nouvelle fonction en étant parfaitement informé et préparé.

Et la signature proprement dite ? Demandez-lui d’ores et déjà de signer un exemplaire, puis de vous le renvoyer par courriel. Les documents originaux peuvent être envoyés par courrier ou reçus dès la réouverture de votre entreprise.

L’intégration ne commence pas le premier jour de travail. En règle générale, quelques semaines s’écoulent entre la clôture de la procédure de recrutement et le démarrage effectif du nouveau collaborateur. Par conséquent, il s’avère primordial de nouer des liens durant cette période. Pour y parvenir, nul besoin de rencontres physiques.

Ainsi, vous pouvez par exemple envoyer une carte de bienvenue de la part de l’équipe. Mieux encore : enregistrez un message vidéo ! Vous publiez un magazine d’entreprise ? Dans ce cas, ne manquez pas de l’envoyer à votre nouveau collègue. Celui-ci pourra se faire une meilleure idée de votre organisation. Connectez-vous sur LinkedIn, créez un groupe d’équipe WhatsApp ou organisez un drink sur Zoom pour faire connaissance. Trouvez une solution créative qui correspond à votre équipe et à votre organisation.

Le premier jour de travail a commencé ; c’est un moment passionnant pour les deux parties. L’objectif consiste à ce que votre nouveau collègue se sente rapidement comme chez lui. Or, la situation se complique si le premier jour de travail ne peut se faire au bureau. Tout d’abord, plusieurs questions pratiques se posent. Comment l’ordinateur portable arrivera-t-il jusqu’au travailleur ? Les différents accès pourront-ils être réglés à distance ? Dans ce cadre, une bonne concertation avec votre service informatique s’avère essentielle. Prévoyez également tous les outils permettant de bien démarrer le travail, par exemple les connexions VPN et mots de passe requis. Ainsi, vous éviterez les mauvaises surprises le jour J. Vous pouvez faire livrer l’ordinateur portable au domicile de votre collaborateur afin que celui-ci puisse commencer immédiatement le travail.

Réservez-lui un accueil chaleureux et faites-lui goûter à la culture d’entreprise dès le premier jour. Organisez une réunion avec toute l’équipe afin de souhaiter la bienvenue à son nouveau membre. Vous pouvez prendre le petit-déjeuner ou le lunch ensemble en organisant un moment convivial à distance. Retenez également que votre nouveau collègue n’est pas encore habitué à la vie au sein de l’entreprise et qu’il n’est pas toujours évident de poser des questions à distance. Dès lors, prévoyez suffisamment de moments de concertation durant les premières semaines afin de vous assurer que tout est parfaitement clair et que l’intégration se déroule bien. 

Enfin, réfléchissez à une façon numérique d’organiser vos formations pour débutants. Vous disposez d’e-learnings ? C’est parfait ! Cependant, vous pouvez également dispenser vos formations classiques en ligne. Ci-dessus, nous avons déjà mentionné quelques outils permettant de partager votre écran. Ainsi, votre nouveau collaborateur pourra simplement suivre votre présentation depuis son domicile. À l’instar d’une formation en face à face, rendez l’apprentissage interactif et prévoyez suffisamment de temps pour les questions.

En l’absence de contacts quotidiens au bureau, l’engagement risque de baisser quelque peu. Cela s’applique tout particulièrement aux nouveaux membres d’équipe qui n’ont pas eu la chance de s’approprier pleinement la culture d’entreprise. Il s’avère donc essentiel d’investir dans une connexion avec l’équipe. Fort heureusement, il existe de nombreux outils en ligne permettant de promouvoir le travail d’équipe en ligne. Cependant, vous pouvez aussi organiser les choses de manière plus décontractée ! Vous aimeriez organiser un apéritif après les heures de travail ou regarder un film en compagnie de vos collègues ? Dans ce cas, les applis HouseParty et Netflix Party vous conviendront peut-être.

Vient ensuite le premier jour au bureau. Quand ? Pour l’instant, nous n’en savons rien.  Cependant, vous pouvez d’ores et déjà penser à une façon de fêter l’événement. Un verre pour trinquer au retour ? Des viennoiseries ? Un bureau décoré ? En bref, organisez un moment agréable avec l’équipe afin de célébrer ensemble le premier jour sur le lieu de travail.

N’oubliez pas non plus les aspects pratiques. Pensez par exemple aux clés, au badge, au code du système d’alarme ou aux cartes de visite. Enfin, prévoyez une agréable visite guidée des locaux et présentez physiquement votre nouveau collaborateur à tous les collègues.

Il ne nous reste plus qu’à vous souhaiter bonne chance avec votre nouvelle recrue ! Vous aussi, vous avez des conseils sur le thème de l’intégration ? Ne manquez pas de les partager avec nous !