Communication de crise pour le personnel: comment la gérer ?

Préparez un plan de communication à l’avance pour lequel vous identifierez les moments clés ainsi qu'une approche distincte. Pour bien cerner la situation, vous devez procéder de façon structurée. Un plan de communication dans lequel vous répertoriez clairement les moments clés et le message à communiquer vous y aidera. Assurez-vous que votre plan de communication reste flexible. En temps de crise, les choses peuvent rapidement changer et il sera alors important d’ajuster votre plan en conséquence. Les aspects importants d’un plan de communication sont le timing, le support et le message.

Le style que vous utilisez influencera également l’efficacité de votre communication. Il existe plusieurs conditions de base que vous devez garder à l’esprit. 

• Utilisez un style de communication adapté à votre organisation. Si votre communication interne est toujours informelle, n’y changez rien. En revanche, si votre communication est plutôt formelle, un e-mail très familier pourrait causer un certain malaise.
• Ne laissez aucune place à l’interprétation quant aux mesures prises et aux comportements attendus. Soyez le plus concret possible en utilisant des exemples ou un support visuel si nécessaire.
• Soyez cohérent. Les différents messages ne doivent pas se contredire. Fixez une mission et une approche claires et veillez à ce que toutes les communications s’y inscrivent harmonieusement.
• Communiquez de façon rassurante. Les recommandations actuelles mettent l’accent sur ce qui n’est pas sûr et sur ce qui est interdit. Pour mettre vos collaborateurs à l’aise, mieux vaut mettre l’accent sur les mesures qui ont déjà été prises et sur la façon dont elles sont suivies.
• Concentrez-vous sur les solutions et non sur les problèmes. De cette manière, vous inspirerez la confiance et vos collaborateurs envisageront l’avenir avec plus d’optimisme.  

Une période de crise amène de l’incertitude et il serait préjudiciable d’en créer davantage avec votre communication. Si vous voulez motiver vos collaborateurs à reprendre le travail, mieux vaut éviter d’apporter plus d’incertitude sur le lieu de travail. Faites dès lors preuve de transparence et partagez toutes les informations avec eux, même si le message est moins positif ou si vous n’avez pas immédiatement la réponse à leurs questions. Précisez toujours que vous mettez tout en œuvre pour leur apporter plus de clarté le plus rapidement possible.

En outre, permettez-leur de poser des questions. Elles seront sans aucun doute nombreuses. Pour éviter l’agitation, il est primordial de rester ouvert aux inquiétudes de vos travailleurs. Privilégiez des lignes de communication courtes et adoptez, au sens propre et figuré, une politique de la porte ouverte. En vous montrant disponible, vous aurez un bon aperçu de ce qu’il se passe sur le lieu de travail et vous pourrez dissiper systématiquement toute incertitude.

Pendant la crise, il est important de continuer à communiquer, notamment en raison du pouvoir de la répétition. L’annonce initiale ne tient pas toujours, mais répéter plusieurs fois le message le rend plus clair. Il vaut mieux trop communiquer que pas assez.

La communication se fait toujours dans les deux sens. Vérifiez régulièrement si votre message est bien passé et si tout est clair. De cette manière, vous serez sûr qu’il n’y a pas de malentendu. De plus, l’apport de vos collaborateurs peut avoir une grande valeur. Ils ont peut-être des idées intéressantes pour affronter cette crise. Veillez à ce qu’ils puissent facilement partager ces idées avec vous. En permettant à vos collaborateurs d’être aux commandes, vous vous assurez un apport précieux tout en renforçant les ressources de votre organisation.

Soyez ouvert au feedback. Paul Van Den Bosch, coach de grands athlètes, l’a déjà dit à plusieurs reprises : « Le feed-back est le petit-déjeuner des champions. » Demandez à vos collaborateurs leur feed-back et basez-vous dessus. C’est la seule façon de vous assurer que les mesures prises sont efficaces et qu’elles sont adaptées aux besoins de vos collaborateurs.

Bonne chance!

Curieux de savoir comment nous avons communiqué avec notre personnel pour la reprise post-coronavirus ?

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