Télétravail : quelques conseils juridiques et pratiques

Car de plus en plus d’entreprises se prêtent à l’exercice et se demandent comment elles pourront, à l’avenir, instaurer une politique de télétravail équilibrée. Une question à laquelle des experts du cabinet d’avocats spécialisé Claeys & Engels ont formulé une réponse claire.

Qu’elles aient déjà fait l’expérience du télétravail ou non, toutes les entreprises ont été obligées, au moment du confinement, à fermer leurs portes et à renvoyer massivement leurs collaborateurs travailler à domicile. Une obligation qui a rapidement été qualifiée de la plus grande expérience de ressources humaines jamais réalisée. Bien que le télétravail n’était plus obligatoire à la date du 4 mai 2020, il restait toujours fortement recommandé par les autorités. Maintenant le télétravail est à nouveau obligatoire en Belgique.

Si le télétravail représente un véritable défi, il s’accompagne aussi de nombreux avantages. Résultat ? De plus en plus d’entreprises décident que le télétravail gardera une place dans leur organisation lors de la reprise des activités après le confinement, mais aussi dans un avenir plus lointain. La majorité des travailleurs belges aussi souhaite, à l’avenir, aller vers un régime alternant travail au bureau et télétravail. Une enquête menée par l’université de Gand (UGent) et BDO indique même que 60 % des travailleurs belges désirent télétravailler au moins deux jours par semaine. Mais si la demande est de plus en plus forte, la moitié des entreprises belges n’ont toutefois actuellement pas de politique de télétravail. Beaucoup d’organisations se demandent donc comment mettre en place correctement une politique de télétravail.

Il est question de télétravail lorsque les deux conditions suivantes sont remplies :

1. Un télétravailleur est un travailleur qui travaille en dehors des murs de l’entreprise. Cela veut dire que le télétravail est plus large que le simple travail à domicile. Les espaces de co-working, les (cyber)cafés, une résidence secondaire, un hôtel ou même un emplacement à l’étranger peuvent être des lieux de télétravail.
2. Le télétravail requiert l’utilisation de technologies de l’information. Un collaborateur travaille à domicile, mais sans faire l’usage de technologies de l’information ? Dans ce cas, il ne s’agit pas de télétravail.

Lors du confinement, le télétravail a été rendu obligatoire du jour au lendemain. De ce fait, le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale a fermé les yeux sur les entreprises qui sont passées en télétravail obligatoire sans disposer d’un cadre juridique. Un petit mail ou une police reprenant quelques consignes suffisaient. Depuis lors, et maintenant que le confinement est derrière nous, le télétravail doit être organisé conformément à deux cadres juridiques aujourd’hui à disposition des entreprises : le télétravail occasionnel et le télétravail structurel.

1. Le télétravail occasionnel revêt un caractère accidentel. Ce type de télétravail répond à des situations exceptionnelles ou urgentes, telles que les mesures liées au coronavirus, des circonstances familiales ou, par exemple, une grève des transports en commun.
2. Lorsque le télétravail ne répond pas à une situation spécifique, il devient structurel et, dans ce cas, les employeurs sont obligés d’en élaborer une politique concrète. Ils doivent pour ce faire respecter les formalités prévues par la convention collective de travail (CCT) n° 85. Celle-ci formule deux exigences. D’abord, le télétravail doit faire l’objet d’une convention individuelle avec chaque travailleur, ensuite, les conditions du télétravail structurel doivent être respectées.

Entre-temps, le nouveau gouvernement De Croo a annoncé qu’il comptait réexaminer le cadre légal en vigueur pour l’adapter si nécessaire aux circonstances actuelles.

Il n’était pas encore question de télétravail dans votre organisation avant la crise sanitaire ? Dans ce cas, vous êtes tenu d’informer préalablement le conseil d’entreprise de votre volonté de formaliser le télétravail. Il peut formuler des suggestions ou soulever des objections, mais il ne dispose pas d’un droit de veto. Vous n’avez pas de conseil d’entreprise ? Cette compétence revient alors à la délégation syndicale. Dans les petites entreprises sans organe consultatif, cette obligation est supprimée.

Considérant le bien-être psychosocial des travailleurs, vous devez également informer le comité de prévention et de protection au travail. Il rendra des avis sur des mesures nécessaires afin de protéger la santé physique et psychique des travailleurs et se penchera également sur les conséquences du travail à l’écran et sur l’ergonomie en général. À cette fin, une analyse des risques prenant en compte le télétravail devra être menée.

Il est possible que certains accords aient déjà été conclus par votre secteur et qu’ils s’imposent à votre entreprise. Par conséquent, au moment de mettre en place le télétravail, vous devez toujours vérifier que vous ne devez pas vous conformer à d’autres règles additionnelles.

Étant donné que le télétravail doit toujours revêtir un caractère volontaire, vous devez, en tant qu’employeur, conclure une convention individuelle avec chaque travailleur. Pour les travailleurs déjà en poste, le contrat de travail peut faire l’objet d’un avenant écrit. Pour les nouveaux travailleurs, le mieux est d’inclure les modalités du télétravail directement dans le contrat de travail. Conformément à la CCT n° 85, cette convention doit mentionner une série d’informations :

• À quelle fréquence un collaborateur peut-il télétravailler ? Sa présence au bureau est-elle requise certains jours de la semaine ?
• Concrètement, quand et comment le télétravailleur doit-il être joignable ?
• Quels matériels et supports techniques sont mis à la disposition du télétravailleur ?
• De quelles compensations le télétravailleur peut-il éventuellement bénéficier ?

Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, une politique du télétravail peut s’avérer nécessaire au sein des organisations. Vous pouvez par exemple y préciser lors de quels événements ou activités vos travailleurs doivent être présents au bureau et selon quelles modalités le télétravail peut être interrompu.

Dans les organisations où le télétravail était précédemment complètement inconnu,se pose évidemment la question de la durée du travail et du contrôle de celui-ci. Une question importante et pertinente, car le télétravail comporte bien quelques exceptions :

• Les télétravailleurs ne sont pas soumis aux dispositions légales relatives à la durée du travail et ne doivent donc pas se plier aux limitations journalières et hebdomadaires du temps de travail. En d’autres termes, ils peuvent travailler le dimanche et les jours fériés et ne sont pas soumis à l’interdiction du travail de nuit lorsqu’ils travaillent chez eux.
• Le télétravailleur peut organiser lui-même son temps de travail. Un de vos collaborateurs est plus productif le soir ? Dans ce cas, il peut choisir de commencer sa journée un peu plus tard, pour autant qu’il preste ses heures de travail.
• Les télétravailleurs n’accumulent pas d’heures de travail et ne peuvent donc pas prétendre à des heures supplémentaires ni à des repos compensatoires. Ils ne peuvent y prétendre que lorsqu’un horaire de travail a été fixé et que l’employeur demande explicitement de prester des heures supplémentaires.

Vous désirez également vérifier le contenu des e-mails et le trafic internet ? C’est beaucoup plus difficile, car dans ce cas les dispositions strictes de la CCT n° 81 sont d’application. En outre, de tels contrôles doivent être explicités et détaillés dans une politique des TIC.

Un aspect sera bien plus important et aura une plus large influence que de tels contrôles : la confiance. Elle est la clé d’une relation de télétravail fructueuse entre les dirigeants et leurs collaborateurs. Après tout, les travailleurs ne sont pas les seuls à devoir ajuster leur comportement au télétravail ; les dirigeants aussi doivent s’adapter. Ils doivent apprendre à diriger sur la base du rendement et non plus sur la présence et, dès lors, avoir foi en la capacité des travailleurs à bien faire leur travail même lorsqu’ils sont hors de vue.

Les entreprises qui ne pratiquaient pas de télétravail avant le confinement n’ont pas été forcées, mais bien encouragées, d’accorder des indemnités de télétravail. Mais si, en tant qu’organisation, vous décidez de mettre en place le télétravail structurel dans votre entreprise, vous ne pouvez plus déroger à la règle. Vous êtes alors tenu de rembourser les frais de connexion et de communication (internet, téléphonie, fax, correspondance). De telles modalités peuvent faire l’objet d’accords conclus dans le cadre de la convention de télétravail. Attention : il est possible que ces types de frais soient déjà remboursés d’une autre manière et qu’aucune indemnité supplémentaire ne soit donc nécessaire.

En tant qu’employeur, vous pouvez également choisir d’indemniser vos travailleurs pour d’autres frais, comme ceux liés à un bureau à domicile ou à l’utilisation de leur propre ordinateur portable. L’O.N.S.S. prévoit deux remboursements forfaitaires pour ce type de frais : un remboursement fixe de maximum 129,48 € par mois (remarque : ce montant change régulièrement) ou un remboursement de maximum 10 % du salaire brut, limité à la partie qui concerne le télétravail. En outre, ces remboursements de frais peuvent être combinés avec d’autres indemnités, telles qu’un abonnement ou une indemnité internet (l’O.N.S.S. accepte un maximum de 20 € par mois), un ordinateur portable ou un remboursement pour l’utilisation de son propre PC (l’O.N.S.S. accepte un maximum de 20 € par mois) et téléphone portable avec un abonnement ou le remboursement des frais de téléphone réellement encourus.

En tant qu’employeur, vous n’êtes pas tenu d’accorder les mêmes remboursements à chaque travailleur, mais vous devez adopter une politique cohérente selon laquelle les travailleurs qui supportent les mêmes frais reçoivent également le même remboursement.

Sur le plan juridique, le télétravail n’a aucune incidence sur le véhicule de société, même si celui-ci est moins utilisé lorsque le travailleur travaille plus souvent à son domicile. L’avantage en toute nature et la taxe sur le CO₂ ne dépendent pas du nombre de kilomètres parcourus. Vous pouvez tout de même adapter votre car policy. De cette façon, les deux parties peuvent par exemple convenir que le travailleur paie une contribution personnelle (plus élevée). En revanche, le télétravail a bien une influence sur l’indemnité de déplacement domicile-travail. Car naturellement, un travailleur ne recevra pas d’indemnité de déplacement pour les jours où il n’a pas travaillé au bureau.

Un travailleur est victime d’un accident durant le télétravail ? Dans ce cas, la loi prévoit que - jusqu’à preuve du contraire - l’accident s’est produit pendant le travail. À tout le moins si l’accident se produit dans le(s) lieu(x) précisés dans la convention de télétravail et pendant la période de la journée durant laquelle le salarié télétravaille.

Afin d’éviter des situations désagréables, il est préférable que vous informiez l’assureur lorsqu’un travailleur preste en télétravail. Vous pouvez également envisager de souscrire une assurance avec une couverture 24 heures sur 24.

Vous n’êtes pas obligé d’autoriser le télétravail à chaque travailleur. Bien entendu, vous devez tenir compte de l’interdiction de la discrimination. Les mêmes règles doivent donc s’appliquer aux travailleurs qui exercent la même fonction ou qui ont le même statut. Pour certaines fonctions, telles que les ouvriers, il ne sera pas toujours possible de proposer du télétravail.

Vous pouvez donc mettre au point une police qui déterminera quelles fonctions sont admissibles au télétravail et lesquelles ne le sont pas. Vous pouvez par exemple stipuler qu’un travailleur ne pourra télétravailler que lorsqu’il aura acquis une certaine ancienneté. À nouveau, une communication transparente et des accords clairs sont ici la clé du succès.

Le confinement a forcé pas mal d’entreprises à sortir de leur zone de confort et le télétravail est devenu du jour au lendemain la nouvelle réalité des organisations. Un énorme chamboulement, mais aussi la plus grande expérience RH jamais réalisée nous permettant de conclure que le télétravail présente de nombreux avantages. Du moins si les entreprises se préparent adéquatement à cette nouvelle forme de travail et qu’elles l’implémentent correctement dans leur organisation. Nous espérons que nos quelques conseils pratiques pourront déjà vous aider dans cette démarche.