Een warm onthaal voor nieuwe medewerkers

Met een aantal eenvoudige maatregelen kan je dit gemakkelijk vermijden. Hoe kan je nu de eerste dag van een nieuwe medewerker zodanig plannen dat deze persoon zich meteen thuis voelt?

• Spreek met de nieuwe medewerker duidelijk het uur en de plaats van de eerste dag af.
• Maak alle nodige documenten klaar en stop ze in een zogenaamde “welkommap”.
• Bereid de introductiedag zorgvuldig voor en zorg ervoor dat het een warm onthaal wordt.
• Duid een mentor aan. Deze persoon zal de nieuwe medewerker gedurende de eerste weken rondleiden en begeleiden.
• Breng de collega’s en manager op de hoogte. 

• Van zodra jouw nieuwe collega aangekomen is, heet hem / haar van harte welkom en feliciteer hem / haar met de nieuwe functie.
• Stel het programma van de dag voor.
• Geef een woordje uitleg over de geschiedenis en waarden van het bedrijf.
• Stel de nieuwe medewerker voor aan zijn / haar collega’s en voorzie een leuk ontbijt of een lunch met het team.

• Overloop het gebouwenplan en geef een rondleiding langs de belangrijkste locaties. (Bureau’s van het management en de informatica, keuken, sanitair, ...)
• Overloop het organogram om een inzicht te geven in de hiërarchie van het bedrijf. Print dit uit en overhandig dit samen met de telefoonnummers van de collega’s aan de nieuwe medewerker.
• Overloop het arbeidsreglement en de belangrijkste werkprocedures.
• Leg de werking van de telefonie uit. Overloop de werking van het courant kantoormateriaal zoals het kopieerapparaat, scanner en eventueel de fax.
• Leg de regels uit met betrekking tot het archiveren en het bewaren van bestanden.
• Vertel de persoon waar zij/hij terecht kan als er nog praktische vragen zijn die niets met de functie te maken hebben (meestal doorverwijzing naar HR).
• Geef wat meer informatie over de gebruikte huisstijl en sjablonen bij communicatie. (tone of voice, gebruik van fonts en kleuren,...)
• Bespreek kort de veelgebruikte termen en afkortingen eigen aan het bedrijf. 
• Stel tot slot een ontwikkelingsplan op, waar de verwachtingen van je nieuwe collega duidelijk worden weergegeven. 

• Informeer bij de nieuwe medewerker wat hij van de introductie vond.
• Maak een nieuwe afspraak 1 à 2 weken later om te kijken hoe het met hem / haar gaat.